Instrukcja zszywania teczek, arkuszy i folderów nićmi ręcznie

Słysząc słowo „szyć”, większość ludzi przypomina sobie rzeczy: spodnie, prześcieradło, poduszkę, poszewkę, kurtkę, a nawet pluszową zabawkę. Niewielu ludzi zdaje sobie sprawę, chyba że są pracownikami biurowymi, że można również szyć dokumenty. Czasami jest to o wiele ważniejsze niż szycie poszewki na kołdrę. Jak wiadomo, niemal wszystkie organizacje i przedsiębiorstwa przeszły już na wewnętrzne elektroniczne zarządzanie dokumentacją podczas współpracy z kontrahentami, a nawet podczas składania zeznań podatkowych od dochodów i orzeczeń sądowych.

Pomimo powszechnej komputeryzacji, dokumenty papierowe są nadal ważne dla podmiotów prawnych. Aby zapobiec zgubieniu lub pomieszaniu dokumentów, należy je zszyć. Pomimo pozornej prostoty procesu, jest on bardzo ważny, dlatego każdy musi wiedzieć, jak prawidłowo zszywać dokumenty ręcznie, jak składać sprawy. Więcej na ten temat poniżej.

Jakie dokumenty są zszywane w pracy biurowej

Dokumenty muszą być ze sobą zszywane, aby ich nie zgubić lub nie wymienić. Ponadto, ze względu na ogromną ilość dokumentacji, są one zszywane w razie potrzeby, co pomaga uniknąć zamieszania.

Zazwyczaj zszywa się dokumenty, które mają być przekazane do archiwum, wysłane do sprawozdawczości lub mają szczególną wartość dla właściciela.

Lista papierów, które muszą zostać bezwzględnie zszyte:

• Weryfikacja;
• Archiwalny;
• Księgowość;
• Personel.

Materiały potrzebne do zszywania dokumentów nitkami

Jeżeli zszywasz dokumenty metodą klasyczną, musisz mieć przy sobie następujące materiały:

• Okładki. Istnieją trzy rodzaje: zwykłe - rozmiar takich okładek wynosi 22,9 na 32,4 cm (ten rozmiar nadaje się do standardowego papieru dokumentowego formatu A4); niestandardowe - okładki tego typu stosuje się, gdy rozmiar papieru odbiega od standardowego; do przechowywania archiwalnego - takie okładki są produkowane w dużej liczbie formatów (są wykonane z bardzo twardej tektury, co sprzyja długotrwałemu przechowywaniu dokumentacji).
• Arkusz certyfikacyjny. Gdy dokumentacja jest już całkowicie zszyta i ponumerowana, konieczne jest wykonanie napisu certyfikacyjnego. Wykonuje się go na osobnej kartce papieru i znajduje się na odwrocie ostatniej kartki teczki. Notatkę należy przykleić specjalnym klejem, aby nie odpadła z czasem.
• Nożyczki i klej.
• Dziurkacz.
• Igły różnej wielkości, nić, szydło, lina lub sznurek.

W zwykłym przypadku arkusze dokumentów są spinane nitkami. W ten sposób łączy się mały stos papieru. Do tego typu szycia zazwyczaj używa się igły i dziurkacza do papieru, po czym nić jest zabezpieczana naklejką z podpisem wskazującym, że dokumentacja została certyfikowana. Do spinania wielu arkuszy papieru używa się grubego sznurka lub śrubokręta.

Jak prawidłowo zszywać dokumenty: instrukcje krok po kroku

Istnieje kilka opcji zszywania plików i dokumentacji. Różnice między nimi polegają na tym, że wszystkie metody mają różną liczbę otworów i odległość między nimi.

W dwóch otworach

Najbardziej uproszczona metoda. Nadaje się do prac, które nie będą później przesyłane do rozpatrzenia. Aby to zrobić, musisz wykonać następujące czynności:

1. Wydrukuj i złóż arkusze we właściwej kolejności;
2. Za pomocą dziurkacza zrób małe otwory;
3. Przeciągnij nić przez otwory tak, aby było miejsce na węzeł na przedniej stronie;
4. Wytnij mały arkusz z arkusza do szycia i przyklej go na węźle tak, aby końce nici wystawały spod niego.

W trzech otworach

Najpierw zaznacz miejsca otworów, których potrzebujesz, najlepiej na środku, chyba że jest to wymagane inaczej. Otwory powinny być rozmieszczone w równych odstępach i wzdłuż lewej krawędzi dokumentacji. Następnie wykonaj następujące czynności:

1. Za pomocą igły zrób dziurkę na środku lewej strony prześcieradła tak, aby igła wchodziła od tyłu i wychodziła z przodu.
2. Zrób drugie nakłucie. Igła musi wejść od strony przedniej i wyjść od strony tylnej.
3. Zrób trzeci otwór. Igła powinna wejść od tyłu i wyjść od przodu.
4. Ponownie przewlecz igłę przez pierwszy otwór i zawiąż supeł, pozostawiając koniec o długości ok. 7 cm.
5. Wklej arkusz oprogramowania sprzętowego.
6. Subskrybować.

W czterech otworach

Często wymagają szycia w więcej niż 3 dziurki. Powstaje pytanie, jak szyć etui z nitkami w 4 dziurki. Kolejność działań, jeśli chcesz dowiedzieć się, jak szyć etui w 4 dziurki, jest następująca:

1. Zrób dziurki igłą;
2. Włóż igłę od złej strony przez otwór numer dwa;
3. Przeciągnij nici przez pierwszy otwór po prawej stronie;
4. Następnie igłę wkładamy do dwóch otworów po prawej stronie;
5. Następnie igłę wkładamy do trzeciego otworu od prawej;
6. Następnie następuje przejście do protokołu lewego;
7. Przechodząc do trzeciego dołka;
8. Należy wykonać wyjście na odwrotnej stronie i zabezpieczyć je węzłem.

W pięciu dołkach

Ta metoda jest rzadko stosowana. Zazwyczaj wymagane są 3-4 otwory. Zwiększenie do 5 otworów wskazuje, że taka dokumentacja jest bardzo ważna i wymaga ścisłego raportowania.

Algorytm nawlekania igły zależy od numeru otworu:

• 3–4;
• 4–5;
• 5-4;
• 4-3;
• 3-2;
• 2-1;
• 1–2;
• 2–3.
• Ostatnim krokiem jest zabezpieczenie nici węzłem.

Funkcje flashowania dokumentów: przydatne wskazówki

Przed rozpoczęciem pracy nad szyciem dokumentów należy zapoznać się ze wszystkimi zasadami i niuansami, a także przestudiować standardowe wymagania dotyczące tej procedury. Arkusz certyfikacyjny przykleja się do węzła i nici, używając do tego kleju w sztyfcie lub PVA. Następnie na arkuszu umieszcza się podpis kierownika instytucji, datę szycia i pieczęć przedsiębiorstwa.

Istnieje ogromna ilość różnorodnej dokumentacji, którą również trzeba oprawić. Obejmuje to fotografie, rysunki i diagramy. Takie dokumenty zajmują całą powierzchnię arkusza, dlatego powinny być ponumerowane na odwrocie. W przypadku map i rysunków stosuje się dwa arkusze A4, ale są one ponumerowane tym samym numerem, a każdy użyty arkusz jest wymieniony w notatce.

Jak numerować arkusze

Zanim zaczniesz numerować arkusze, musisz zapoznać się z kilkoma warunkami:

• Numerowanie zaczyna się od jednego, przy użyciu cyfr arabskich;
• Jeżeli w kopercie znajdują się listy, to najpierw należy ponumerować samą kopertę, a następnie wszystkie pozostałe dołączone papiery;
• Gdy do dokumentacji dołączone są inne dokumenty, które już mają nadane numery, nadal należy je oznaczyć w kolejności;
• Numery arkuszy należy umieszczać w prawym górnym rogu każdego arkusza, w taki sposób, aby nie uszkodzić tekstu dokumentu;
• Numeracja nie jest wymagana w przypadku inwentaryzacji;

• Arkusze o niestandardowym formacie należy rozłożyć i dopiero wtedy ponumerować w prawym górnym rogu;
• W przypadku map i rysunków stosuje się dwie kartki formatu A4, ale numeruje się je tym samym numerem, a każdą wykorzystaną kartkę wymienia się w uwagach;
• Jeżeli fotografie i certyfikaty naklejane są tylko po jednej stronie, należy je ponumerować osobno.

Jak poświadczyć dokument zszyty

Po zakończeniu procedury należy sporządzić inskrypcję certyfikacyjną. Należy ją sporządzić na osobnej kartce i umieścić na ostatniej kartce już przygotowanych papierów. Notatka powinna zawierać liczbę wszystkich ponumerowanych stron, które zostały zszyte, a także opisywać uwagi dotyczące stanu dokumentów, ewentualnych plam lub podartych kartek. Inskrypcję podpisuje i potwierdza szef organizacji, wskazując jego stanowisko i odszyfrowanie podpisu.

Napis certyfikacyjny powinien być przyklejony wysokiej jakości klejem, aby pozostał niezawodny nawet po długim okresie czasu. Wymagana jest również pieczęć, która powinna obejmować nie tylko napis, ale także część arkusza dokumentu.

Akty prawne dotyczące flashowania dokumentów

W niektórych przypadkach, na przykład, jeśli są dodatki, dopuszczalne jest stosowanie numeracji literowej. Ważne jest, aby pamiętać, że numery umieszczane są w prawym górnym rogu. Zgodnie z klasyczną metodą, arkusze spina się nicią, jeśli jest to niewielka objętość papieru. W tej metodzie stosuje się dziurkacz lub igłę.

Naklejki zaufania nie można przyklejać za pomocą materiału samoprzylepnego i kleju silikatowego lub kleju w sztyfcie. Oprócz tych zaleceń istnieje szereg innych przepisów branżowych, które ustanawiają zasady zszywania dokumentów biznesowych.

Rozważaliśmy więc, jak prawidłowo zszywać pliki ręcznie za pomocą igły i nici oraz jak zszywać arkusze z 4 lub więcej dziurkami. Nauka zszywania folderów i innych dokumentów ukrytymi ściegami nie jest trudna.